K bodu 48Zavedenie možnosti transformácie registratúrneho záznamu je reakciou na aplikačnú prax, kedy v súčasnosti pôvodcovia registratúry všetkých typov a kategórií z hľadiska zabezpečovania výkonu administratívnych činností súvisiacich s udelenými kompetenciami alebo predmetom činnosti bežne transformujú dokumenty. Cieľom ustanovenia je zefektívnenie a ustanovenie
-pravidiel transformácie (transformácia registratúrneho záznamu sa môže vykonať len raz, a to len z hodnoverného registratúrneho záznamu, pričom platí povinnosť uchovávať dokument, ktorý je výsledkom transformácie),
-spôsobu transformácie (z neelektronickej do elektronickej podoby a naopak, zmenou formátu elektronického registratúrneho záznamu, a to zaručenou konverziou, skenovaním do súborového formátu zaručujúceho hodnovernosť dokumentu, vytlačením na papier alebo softvérovým programom),
-povinností pri transformácii (transformáciu musí pôvodca registratúry vykonať takým postupom, zariadením, resp. programovým vybavením, ktoré zabezpečia hodnovernosť transformovaného registratúrneho záznamu, t. j. vierohodnosť, čitateľnosť, neporušenosť obsahu).
Podľa § 16b ods. 5 zákona sú transformované registratúrne záznamy (v elektronickej podobe, alebo neelektronickej podobe, v zmenenom formáte) podľa § 16b ods. 2 písm. b), ods. 3 písm. b), a ods. 4 písm. b) použiteľné na plnenie povinností podľa tohto zákona vrátane plnenia povinnosti pôvodcu registratúry podľa § 16 ods. 2 písm. a) „evidovať záznamy, ktoré vznikli z jeho činnosti, a došlé záznamy“. Pôvodca registratúry ich tak môže používať v rámci svojej činnosti a súčasne bude povinný plniť ostatné povinnosti v zákone, ktoré sa viažu k registratúrnym záznamom, vrátane plnenia povinnosti pôvodcu registratúry podľa § 16 ods. 2 písm. d) „zabezpečiť trvanlivosť a hodnovernosť registratúrneho záznamu, od jeho vyhotovenia alebo prijatia až do jeho vyradenia z registratúry“.
Nezanedbateľným prínosom zákona je skutočnosť, že ak pôvodca registratúry vykoná transformáciu registratúrnych záznamov podľa týchto pravidiel, povoľuje sa mu vyradiť originály registratúrnych záznamov bez vyraďovacieho konania.
Očakáva sa, že najmä privátna sféra si tento spôsob uchovávania registratúrnych záznamov rýchlo osvojí a pomalými krokmi k tomu pristúpi aj verejná správa.
Hlavným prínosom tohto ustanovenia je, že pôvodca registratúry si sám zvolí podobu uchovávania registratúrnych záznamov, čím sa mu umožní rozhodnúť sa, akým spôsobom chce registratúrne záznamy uchovávať a zabraňuje sa zdvojovaniu registratúry.
K bodom 49 až 51
Ide o sprecizovanie ustanovení, ktoré má registratúrny poriadok obsahovať na úseku transformácie registratúrnych záznamov, spôsobov autorizácie elektronických registratúrnych záznamov v súlade s § 23 zákona o eGovernmente, ako aj určenia lehôt uloženia a znakov vecných skupín.
K bodu 52
Ide o zosúladenie s aplikačnou praxou.
K bodom 53 a 54
Ide o precizovanie § 19 a § 20 v súvislosti so zavedením možnosti osobitného vyraďovacieho konania; zároveň sa v § 19 ods. 3 a 4 rozširujú typy povinných vyhlásení zo strany pôvodcu registratúry, ktoré uvádza v predkladanom návrhu na vyradenie. Pre zefektívnenie vyraďovacieho procesu a zníženie nákladov a ekologického dopadu na vydávanie rozhodnutí v neelektronickej podobe sa zavádza nový inštitút nevydávania rozhodnutí o vyradení registratúrnych záznamov za dodržania podmienok stanovených v zákone.
