DOHODA
o založení Medzinárodnej nadácie EÚ – LAK
Zmluvné strany tejto dohody,
PRIPOMÍNAJÚC strategické partnerstvo medzi Latinskou Amerikou a Karibikom (LAK) a Európskou úniou (EÚ), ktoré sa nadviazalo v júni 1999 v rámci prvého samitu LAK v Riu de Janeiro;
SO ZRETEĽOM NA iniciatívu, ktorú prijali hlavy štátov a predsedovia vlád LAK a počas piateho samitu EÚ – LAK, ktorý sa konal 16. mája 2008 v peruánskej Lime;
PRIPOMÍNAJÚC rozhodnutie hláv štátov a predsedov vlád a LAK, predsedu Európskej rady a predsedu Komisie o založení nadácie LAK, ktoré sa prijalo na šiestom samite – LAK 18. mája 2010 v španielskom Madride;
PRIPOMÍNAJÚC, že v roku 2011 sa v Spolkovej republike Nemecko založila tranzitórna nadácia, ktorá ukončí svoju činnosť a zanikne, keď nadobudne platnosť medzinárodná dohoda o založení nadácie EÚ – LAK;
ZDÔRAZŇUJÚC potrebu založiť medzinárodnú organizáciu medzivládneho charakteru podľa medzinárodného práva verejného prostredníctvom „Medzinárodnej dohody o založení nadácie LAK na základe referenčného rámca prijatého na ministerskom zasadnutí popri šiestom samite LAK v Madride,“ čo prispeje k posilneniu existujúcich väzieb medzi štátmi Latinskej Ameriky a Karibiku, EÚ a členskými štátmi EÚ,
SA DOHODLI takto:
Článok 1
Predmet
1. Touto dohodou sa zakladá Medzinárodná nadácia LAK (ďalej len „nadácia“ alebo „nadácia EÚ – LAK“).
2. V tejto dohode sa stanovujú ciele nadácie a ustanovujú všeobecné pravidlá a usmernenia, ktorými sa riadia jej činnosti, štruktúra a fungovanie.
Článok 2
Charakter a sídlo
1. Nadácia LAK je medzinárodná organizácia medzivládneho charakteru založená podľa medzinárodného práva verejného. Zameriava sa na posilnenie medziregionálneho partnerstva medzi a členskými štátmi a Spoločenstvom štátov Latinskej Ameriky a Karibiku (CELAC).
2. Nadácia LAK sídlo v Slobodnom a hanzovom meste Hamburg v Spolkovej republike Nemecko.
Článok 3
Členovia nadácie
1. Jedinými členmi nadácie LAK štáty Latinskej Ameriky a Karibiku, členské štáty a EÚ, ktoré prostredníctvom svojich vnútroštátnych právnych postupov vyjadrili súhlas s tým, že budú viazané touto dohodou.
2. Nadácia LAK je otvorená aj pre účasť Spoločenstva štátov Latinskej Ameriky a Karibiku (CELAC).
Článok 4
Právna subjektivita
1. Nadácia LAK medzinárodnú právnu subjektivitu a právnu spôsobilosť v rozsahu potrebnom na plnenie svojich cieľov a úloh na území každého zo svojich členov v súlade s ich vnútroštátnymi právnymi predpismi.
2. Nadácia tiež spôsobilosť uzatvárať zmluvy, získavať hnuteľný a nehnuteľný majetok, nakladať s ním a iniciovať súdne konania.
Článok 5
Ciele nadácie
1. Nadácia EÚ – LAK:
a) prispieva k posilneniu procesu medziregionálneho partnerstva CELAC za účasti a s príspevkom občianskej spoločnosti a iných sociálnych aktérov;
b) podnecuje ďalšie vzájomné poznanie a porozumenie medzi oboma regiónmi;
c) posilňuje vzájomnú viditeľnosť medzi oboma regiónmi, ako aj viditeľnosť samotného medziregionálneho partnerstva.
2.Nadácia EÚ – LAK predovšetkým:
a) presadzuje a koordinuje činnosti zamerané na výsledky v záujme podpory medziregionálnych vzťahov a s dôrazom na plnenie priorít stanovených na samitoch CELAC EÚ;
b) presadzuje diskusiu o spoločných stratégiách zameraných na realizáciu uvedených priorít podnecovaním výskumu a štúdií;
c) podporuje plodné výmeny a nové príležitosti na nadväzovanie kontaktov medzi občianskou spoločnosťou a ďalšími sociálnymi aktérmi.
Článok 6
Kritériá pre činnosti
1. V záujme dosiahnutia cieľov stanovených v článku 5 tejto dohody činnosti nadácie LAK:
a) vychádzajú z priorít a tém, ktorým sa venujú hlavy štátov a predsedovia vlád na samitoch, pričom sa zameriavajú na identifikované potreby v záujme podpory medziregionálnych vzťahov;
b) zahŕňajú v maximálnej možnej miere a v rámci činností nadácie občiansku spoločnosť a iných sociálnych aktérov, ako akademické inštitúcie, a na nezáväznom základe zohľadňujú ich príspevky. Na tento účel by každý člen mohol identifikovať vhodné inštitúcie a organizácie, ktoré sa snažia zlepšiť medziregionálny dialóg na vnútroštátnej úrovni;
c) zvyšujú hodnotu existujúcich iniciatív;
d) zviditeľňujú partnerstvo s osobitným dôrazom na činnosti, ktoré majú multiplikačný efekt.
2. Pri začínaní činností alebo zapájaní sa do nich nadácia LAK koná so zameraním na danú činnosť, dynamicky a s orientáciou na výsledky.
Článok 7
Činnosti nadácie
1. V záujme dosiahnutia cieľov stanovených v článku 5 nadácia LAK vykonáva okrem iných aj tieto činnosti:
a) podnecuje diskusiu prostredníctvom seminárov, konferencií, workshopov, diskusných skupín, kurzov, výstav, publikácií, prednášok, odbornej prípravy, výmeny najlepších postupov a odborných znalostí;
b) presadzuje a podporuje podujatia súvisiace s témami, o ktorých sa diskutuje na samitoch CELAC – EÚ, a s prioritami zasadnutí vysokých úradníkov CELAC – EÚ;
c) zavádza medziregionálne programy a iniciatívy na zvyšovanie povedomia vrátane výmen v stanovených prioritných oblastiach;
d) podnecuje štúdie o otázkach identifikovaných oboma regiónmi;
e) oslovuje a ponúka nové príležitosti kontaktov najmä s ohľadom na tie osoby alebo inštitúcie, ktoré ešte medziregionálne partnerstvo CELAC – EÚ nepoznajú;
f) vytvorí internetovú platformu a/alebo vydáva elektronickú publikáciu.
2. Nadácia LAK môže uskutočňovať iniciatívy v spolupráci s verejnými a súkromnými inštitúciami, inštitúciami EÚ, medzinárodnými a regionálnymi inštitúciami, štátmi Latinskej Ameriky a Karibiku a členskými štátmi EÚ.
Článok 8
Štruktúra nadácie
Nadácia EÚ – LAK má tieto orgány:
a) správna rada,
b) predseda a
c) výkonný riaditeľ.
Článok 9
Správna rada
1. Správna rada sa skladá zo zástupcov členov nadácie LAK. Zasadá na úrovni vysokých úradníkov a v prípade potreby na úrovni ministrov zahraničných vecí pri príležitosti samitov CELAC – EÚ.
2. Spoločenstvo štátov Latinskej Ameriky a Karibiku (CELAC) zastupuje v správnej rade predsedníctvo pro tempore bez toho, aby bola dotknutá účasť danej krajiny na vnútroštátnej úrovni.
3. Výkonný výbor Euro-latinskoamerického parlamentného zhromaždenia (EuroLat) sa vyzve, aby ako pozorovateľov do správnej rady vymenoval jedného zástupcu z každého regiónu.
4. Spoločné parlamentné zhromaždenie AKT sa vyzve, aby ako pozorovateľov do správnej rady vymenovalo jedného zástupcu za EÚ a jedného za Karibik.
Článok 10
Predsedníctvo správnej rady
Správna rada dvoch predsedov, jedného zástupcu za a druhého za štáty Latinskej Ameriky a Karibiku.
Článok 11
Právomoci správnej rady
Správna rada nadácie EÚ – LAK vykonáva tieto právomoci:
a) vymenúva predsedu a výkonného riaditeľa nadácie;
b) prijíma všeobecné usmernenia pre prácu nadácie a stanovuje jej operačné priority a rokovací poriadok, ako aj primerané opatrenia na zaručenie transparentnosti a zodpovednosti, najmä pokiaľ ide o externé financovanie;
c) schvaľuje uzavretie dohody o sídle, ako aj akejkoľvek inej dohody alebo dojednania, ktoré nadácia uzavrie so štátmi Latinskej Ameriky a Karibiku, ako aj s členskými štátmi EÚ, pokiaľ ide o výsady a imunity;
d) prijíma rozpočet a služobný poriadok na základe návrhu výkonného riaditeľa;
e) schvaľuje úpravy organizačnej štruktúry nadácie na základe návrhu výkonného riaditeľa;
f) prijíma viacročný pracovný program, ktorý zahŕňa aj viacročný odhad rozpočtu, v zásade na obdobie štyroch rokov na základe návrhu predloženého výkonným riaditeľom;
g) prijíma ročný pracovný program vrátane projektov a činností na nasledujúci rok na základe návrhu predloženého výkonným riaditeľom a v rámci viacročného programu;
h) prijíma ročný rozpočet na nasledujúci rok;
i) schvaľuje kritériá pre monitorovanie a audit projektov nadácie, ako aj pre podávanie správ o nich;
j) prijíma výročnú správu a účtovnú závierku nadácie za predchádzajúci rok;
k) poskytuje usmernenia a poradenstvo predsedovi a výkonnému riaditeľovi;
l) navrhuje zmluvným stranám zmeny tejto dohody;
m) hodnotí rozvoj činností nadácie a prijíma opatrenia na základe správ predložených výkonným riaditeľom;
n) urovnáva prípadné spory medzi zmluvnými stranami týkajúce sa výkladu alebo vykonávania tejto dohody a jej zmien;
o) odvoláva predsedu a/alebo výkonného riaditeľa;
p) schvaľuje nadviazanie strategických partnerstiev;
q) schvaľuje uzatvorenie akejkoľvek dohody alebo právneho nástroja dojednaných v súlade s článkom 15 ods. 4 písm. i).
Článok 12
Zasadnutia správnej rady
1. Riadne zasadnutia správnej rady sa konajú dvakrát ročne. Konajú sa zároveň so zasadnutiami vysokých úradníkov CELAC – EÚ.
2. Mimoriadne zasadnutia správnej rady sa konajú na podnet jedného z predsedov správnej rady, výkonného riaditeľa alebo na žiadosť aspoň jednej tretiny jej členov.
3. Funkcia sekretariátu správnej rady sa vykonáva pod vedením výkonného riaditeľa nadácie.
Článok 13
Rozhodovanie správnej rady
Správna rada sa uznáša za prítomnosti viac ako polovice jej členov z každého regiónu. Rozhodnutia sa prijímajú konsenzom prítomných členov.
Článok 14
Predseda nadácie
1. Správna rada vyberie predsedu spomedzi kandidátov nominovaných členmi nadácie LAK. Predseda sa vymenúva na funkčné obdobie štyroch rokov, ktoré možno jedenkrát obnoviť.
2. Predsedom je osobnosť, ktorá je v Latinskej Amerike a Karibiku aj v známa a vysoko uznávaná. Predseda vykonáva svoju funkciu ako čestnú funkciu, ale nárok na náhradu všetkých potrebných a riadne odôvodnených výdavkov.
3. Funkciu predsedu zastáva striedavo štátny príslušník členského štátu a štátny príslušník štátu Latinskej Ameriky alebo Karibiku. Ak vymenovaný predseda pochádza z členského štátu EÚ, vymenovaný výkonný riaditeľ pochádza z niektorého zo štátov Latinskej Ameriky alebo Karibiku a naopak.
4. Predseda:
a) zastupuje nadáciu v jej vonkajších vzťahoch, pričom vystupuje viditeľne a reprezentatívne v rámci kontaktov na vysokej úrovni s orgánmi štátov Latinskej Ameriky a Karibiku, a členských štátov EÚ, ako aj s ostatnými partnermi;
b) podáva správy na zasadnutia ministrov zahraničných vecí, iné ministerské zasadnutia, zasadnutia správnej rady a podľa potreby aj iné dôležité zasadnutia;
c) poskytuje poradenstvo výkonnému riaditeľovi pri príprave návrhu viacročného a ročného pracovného programu a návrhu rozpočtu na schválenie správnej rade;
d) vykonáva iné úlohy, na ktorých sa dohodne správna rada.
Článok 15
Výkonný riaditeľ nadácie
1. Nadáciu riadi výkonný riaditeľ, ktorého vymenúva správna rada na štvorročné funkčné obdobie, ktoré možno jedenkrát obnoviť, pričom vyberá spomedzi kandidátov, ktorých nominujú členovia nadácie EÚ – LAK.
2. Bez toho, aby boli dotknuté právomoci správnej rady, výkonný riaditeľ nepožaduje ani neprijíma pokyny od žiadnej vlády ani od žiadneho iného orgánu.
3. Funkcia výkonného riaditeľa je platená a zastáva ju striedavo štátny príslušník členského štátu a štátny príslušník štátu Latinskej Ameriky alebo Karibiku. Ak vymenovaný výkonný riaditeľ pochádza z členského štátu EÚ, vymenovaný predseda pochádza z niektorého zo štátov Latinskej Ameriky alebo Karibiku, a naopak.
4. Výkonný riaditeľ je zákonným zástupcom nadácie a plní tieto funkcie:
a) v konzultácii s predsedom pripravuje viacročný a ročný pracovný program nadácie a jej rozpočet;
b) vymenúva a riadi personál nadácie a zabezpečuje jeho súlad s cieľmi nadácie;
c) plní rozpočet;
d) predkladá pravidelné a výročné správy o činnosti, ako aj finančné účty na prijatie správnej rade, pričom zabezpečuje transparentné postupy a správny obeh informácií o všetkých činnostiach, ktoré vykonáva alebo podporuje nadácia, vrátane aktualizovaného zoznamu inštitúcií a organizácií identifikovaných na vnútroštátnej úrovni, ako aj tých, ktoré sa zúčastňujú na činnosti nadácie;
e) predkladá správu uvedenú v článku 18;
f) pripravuje zasadnutia a pomáha správnej rade;
g) v prípade potreby konzultuje s príslušnými predstaviteľmi občianskej spoločnosti a iných sociálnych aktérov, najmä inštitúcií, ktoré mohli identifikovať členovia nadácie LAK, v závislosti od danej problematiky a konkrétnych potrieb, pričom o výsledku týchto konzultácií informuje správnu radu na účely ďalšieho zváženia;
h) vedie konzultácie a rokovania s hostiteľskou krajinou nadácie a ostatnými zmluvnými stranami tejto dohody, pokiaľ ide o podrobnosti zariadení, ktoré nadácia v týchto štátoch využívať;
i) vedie rokovania o akejkoľvek dohode alebo právnom nástroji, ktoré majú medzinárodné účinky, s medzinárodnými organizáciami, štátmi a verejnými alebo súkromnými inštitúciami, pokiaľ ide o záležitosti, ktoré presahujú administratívne každodenné fungovanie nadácie, a to po náležitej konzultácii so správnou radou a po jej informovaní o začiatku a plánovanom ukončení týchto rokovaní, ako aj v rámci pravidelných konzultácií o ich obsahu, rozsahu a pravdepodobnom výsledku;
j) podáva správnej rade správy o všetkých súdnych konaniach, ktoré sa týkajú nadácie.
Článok 16
Financovanie nadácie
1. Príspevky sa poskytujú na dobrovoľnom základe bez toho, aby bola dotknutá účasť v správnej rade.
2. Nadáciu financujú najmä jej členovia. Správna rada môže s ohľadom na medziregionálnu rovnováhu zvážiť iné spôsoby financovania činností nadácie.
3. V osobitných prípadoch po predchádzajúcom informovaní správnej rady a po konzultácii s ňou v záujme získania jej súhlasu je nadácia oprávnená získať dodatočné zdroje prostredníctvom externého financovania z verejných a súkromných inštitúcií, okrem iného z vypracúvania správ a analýz na požiadanie. Tieto zdroje sa použijú výlučne na činnosti nadácie.
4. Spolková republika Nemecko poskytne na vlastné náklady a v rámci svojho finančného príspevku do nadácie primerane zariadené priestory vhodné na užívanie nadáciou spolu s údržbou, vybavením a zabezpečením tohto zariadenia.
Článok 17
Audit a uverejňovanie účtov
1. Správna rada vymenuje nezávislých audítorov na účely vykonania auditu účtov nadácie.
2. Nezávislý audit výkazov aktív, záväzkov, príjmov a výdavkov nadácie sa poskytne členom čo najskôr po skončení každého rozpočtového roka, najneskôr však šesť mesiacov po ňom, pričom na najbližšom zasadnutí ho posúdi správna rada na účely schválenia.
3. Uverejní sa súhrn auditovaných účtov a súvahy.
Článok 18
Hodnotenie nadácie
Od dátumu nadobudnutia platnosti tejto dohody predloží výkonný riaditeľ každé štyri roky správnej rade správu o činnosti nadácie. Správna rada celkovo posúdi tieto činnosti a prijme rozhodnutie o budúcich činnostiach nadácie.
Článok 19
Strategické partnerstvá
1. Nadácia na úvod štyroch strategických partnerov: „L'Institut des Amériques“ vo Francúzsku a „Regione Lombardia“ v Taliansku na strane a Globálna nadácia pre demokraciu a rozvoj (FUNGLODE) v Dominikánskej republike a Hospodárska komisia OSN pre Latinskú Ameriku a Karibik (ECLAC) na strane Latinskej Ameriky a Karibiku.
2. Na splnenie svojich cieľov môže nadácia LAK v budúcnosti nadviazať strategické partnerstvá s medzivládnymi organizáciami, štátmi a verejnými alebo súkromnými inštitúciami oboch regiónov, pričom vždy rešpektuje zásadu medziregionálnej rovnováhy.
Článok 20
Výsady a imunity
1. Charakter a právna subjektivita nadácie sa vymedzujú v článkoch 2 a 4.
2. Postavenie, výsady a imunity nadácie, správnej rady, predsedu, výkonného riaditeľa, členov personálu a zástupcov členov na území Spolkovej republiky Nemecko na účely vykonávania ich funkcií sa riadia dohodou o sídle uzavretou medzi vládou Spolkovej republiky Nemecko a nadáciou.
3. Dohoda o sídle uvedená v odseku 2 tohto článku je nezávislá od tejto dohody.
4. Nadácia môže uzavrieť s jedným alebo viacerými štátmi Latinskej Ameriky a Karibiku a členskými štátmi iné dohody, ktoré schvaľuje správna rada, týkajúce sa výsad a imunít, ktoré môžu byť potrebné na riadne fungovanie nadácie na ich príslušných územiach.
5. V rámci svojich oficiálnych činností nadácia, jej aktíva, príjmy a iný majetok oslobodené od všetkých priamych daní. Nadácia nie je oslobodená od platieb za poskytnuté služby.
6. Výkonný riaditeľ a personál nadácie oslobodení od vnútroštátnych daní z platov a požitkov vyplácaných nadáciou.
7. Členovia personálu nadácie všetci členovia personálu vymenovaní výkonným riaditeľom s výnimkou tých, ktorí sú prijatí lokálne a zároveň pracujú na základe hodinovej sadzby.
Článok 21
Jazyky nadácie
Pracovnými jazykmi nadácie jazyky používané v strategickom partnerstve medzi Latinskou Amerikou a Karibikom a Európskou úniou od jeho nadviazania v júni 1999.
Článok 22
Urovnávanie sporov
Akýkoľvek spor, ktorý vznikne medzi zmluvnými stranami v súvislosti s vykonávaním alebo výkladom tejto dohody a jej zmien, sa predloží na priame rokovania medzi nimi v záujme včasného urovnania. Ak sa spor týmto spôsobom nevyrieši, predloží sa na rozhodnutie správnej rade.
Článok 23
Zmeny
1. Táto dohoda sa môže zmeniť na podnet správnej rady nadácie LAK alebo na žiadosť ktorejkoľvek zmluvnej strany. Návrhy zmien sa zašlú depozitárovi, ktorý ich oznámi všetkým zmluvným stranám na posúdenie a prerokovanie.
2. Zmeny sa prijímajú konsenzom a nadobúdajú platnosť tridsať dní po dátume, keď depozitár dostane posledné oznámenie o tom, že sa ukončili všetky formality potrebné na tento účel.
3. Depozitár oznámi nadobudnutie platnosti zmien všetkým zmluvným stranám.
Článok 24
Ratifikácia a pristúpenie
1. Táto dohoda je otvorená na podpis všetkým štátom Latinskej Ameriky a Karibiku, členským štátom a od 25. októbra 2016 do dátumu nadobudnutia jej platnosti, pričom podlieha ratifikácii. Ratifikačné listiny sa uložia u depozitára.
2. Táto dohoda ostáva otvorená pre pristúpenie a tých štátov Latinskej Ameriky a Karibiku a členských štátov EÚ, ktoré ju nepodpísali. Príslušné listiny o prístupe sa uložia u depozitára.
Článok 25
Nadobudnutie platnosti
1. Táto dohoda nadobúda platnosť tridsať dní po tom, ako osem zmluvných strán z každého regiónu, medzi nimi aj Spolková republika Nemecko a uloží svoje ratifikačné listiny alebo listiny o prístupe u depozitára. V prípade ostatných štátov Latinskej Ameriky a Karibiku a členských štátov EÚ, ktoré uložia svoje ratifikačné listiny alebo listiny o prístupe po nadobudnutí platnosti, nadobudne táto dohoda platnosť tridsať dní po tom, ako tieto štáty Latinskej Ameriky a Karibiku a členské štáty uložia svoje ratifikačné listiny alebo listiny o prístupe.
2. Depozitár informuje všetky zmluvné strany o doručení ratifikačných listín alebo listín o prístupe, ako aj o dátume nadobudnutia platnosti tejto dohody, v súlade s odsekom 1 tohto článku.
Článok 26
Doba platnosti a vypovedanie
1. Doba platnosti tejto dohody je neurčitá.
2. Každá zo zmluvných strán môže túto dohodu vypovedať prostredníctvom písomného oznámenia adresovaného depozitárovi diplomatickou cestou. Vypovedanie nadobudne účinnosť dvanásť mesiacov po doručení oznámenia.
Článok 27
Zánik a likvidácia
1. Nadácia zanikne:
a) ak všetci členovia nadácie alebo všetci členovia nadácie okrem jedného vypovedia dohodu, alebo
b) ak členovia nadácie rozhodnú o ukončení jej činnosti.
2. V prípade ukončenia činnosti nadácia existuje len na účely svojej likvidácie. Jej záležitosti uzavrú likvidátori, ktorí pristúpia k predaju majetku nadácie a k splneniu záväzkov. Zostatok sa rozdelí medzi členov úmerne k ich príspevkom.
Článok 28
Depozitár
Depozitárom tejto dohody je Generálny sekretariát Rady Európskej únie.
Článok 29
Výhrady
1. V čase podpísania alebo ratifikácie tejto dohody, alebo pristúpenia k nej môžu zmluvné strany urobiť výhrady a/alebo vyhlásenia k jej zneniu za predpokladu, že nie v rozpore s jej cieľom a účelom.
2. Urobené výhrady a vyhlásenia sa oznámia depozitárovi, ktorý o nich upovedomí ostatné zmluvné strany dohody.
Článok 30
Prechodné ustanovenia
Od nadobudnutia platnosti tejto dohody ukončí svoju činnosť tranzitórna nadácia založená v roku 2011 podľa zákonov Spolkovej republiky Nemecko a zanikne. Aktíva a záväzky, zdroje, finančné prostriedky a ostatné zmluvné záväzky tranzitórnej nadácie prechádzajú na nadáciu LAK založenú podľa tejto dohody. Na tento účel nadácia LAK a tranzitórna nadácia uplatnia so Spolkovou republikou Nemecko potrebné právne nástroje a splnia príslušné právne požiadavky. Na dôkaz toho splnomocnení zástupcovia, riadne poverení na tento účel, podpísali túto dohodu v jedinom origináli v anglickom, bulharskom, českom, dánskom, estónskom, fínskom, francúzskom, gréckom, holandskom, chorvátskom, litovskom, lotyšskom, maďarskom, maltskom, nemeckom, poľskom, portugalskom, rumunskom, slovenskom, slovinskom, španielskom, švédskom a talianskom jazyku, pričom všetky znenia rovnako autentické a uložené v archívoch Rady Európskej únie, ktorý doručí overenú kópiu všetkým zmluvným stranám.
AGREEMENT
establishing the EU-LAC International Foundation
The Parties to this Agreement,
RECALLING the strategic partnership established between Latin America and the Caribbean (LAC) and the European Union (EU) in June 1999 within the framework of the first EU-LAC Summit of Rio de Janeiro;
BEARING IN MIND the initiative adopted by the Heads of State and Government of LAC and the EU, during the fifth EU-LAC Summit, held in Lima, Republic of Peru, on 16 May 2008;
RECALLING the decision on the creation of the EU-LAC Foundation adopted by the Heads of State and Government of the EU and LAC, the President of the European Council and the President of the Commission, at the sixth EU-LAC Summit, held in Madrid, Spain, on 18 May 2010;
RECALLING the establishment in 2011 of a transitional foundation in the Federal Republic of Germany, which will conclude its activities and be dissolved when the International Constituent Agreement of the EU-LAC Foundation enters into force;
REITERATING the need to create an international organisation of intergovernmental nature subject to public international law through an ‘International Constituent Agreement of the EU-LAC Foundation based on the Terms of Reference adopted in a Ministerial meeting in the margins of the VI EU-LAC Summit of Madrid,’ which contributes to the strengthening of the existent bonds among the Latin American and the Caribbean States, the EU and the EU Member States;
HAVE AGREED as follows:
Article 1
Object
1. The EU-LAC International Foundation, (‘the Foundation’ or ‘the EU-LAC Foundation’), is established by this Agreement.
2. This Agreement sets out the Foundation's objectives and establishes the general rules and guidelines regulating its activities, structure and functioning.
Article 2
Nature and Headquarters
1. The EU-LAC Foundation is an international organisation of intergovernmental nature, established under public international law. It focuses on the strengthening of the bi-regional partnership between the EU and the EU Member States and the Community of Latin American and Caribbean States (CELAC).
2. The EU-LAC Foundation shall have its headquarters in the Free and Hanseatic City of Hamburg, Federal Republic of Germany.
Article 3
Members of the Foundation
1. The Latin American and Caribbean States, the EU Member States and the EU, having expressed their consent to be bound by this Agreement, following their internal legal procedures, shall become the only Members of the EU-LAC Foundation.
2. The EU-LAC Foundation shall also be open to the participation of the Community of Latin American and Caribbean States (CELAC).
Article 4
Legal Personality
1. The EU-LAC Foundation shall enjoy international legal personality and the necessary legal capacity for the fulfilment of its objectives and activities, in the territory of each of its Members, in accordance with their domestic laws.
2. The Foundation shall also have the capacity to contract, to acquire and dispose of movable and immovable property and to institute legal proceedings.
Article 5
Objectives of the Foundation
1. The EU-LAC Foundation shall:
(a)
contribute to the strengthening of the CELAC-EU bi-regional partnership process involving participation and inputs of civil society and other social actors;
(b)
encourage further mutual knowledge and understanding between both regions;
(c)
enhance the mutual visibility between both regions, as well as of the bi-regional partnership itself.
2. The EU-LAC Foundation shall, in particular:
(a)
promote and coordinate result-oriented activities in support of bi-regional relations and focused on the implementation of priorities established by CELAC-EU Summits;
(b)
promote the debate on common strategies aiming at the execution of the aforementioned priorities by stimulating research and studies;
(c)
foster fruitful exchanges and new networking opportunities among civil society and other social actors.
Article 6
Criteria for the Activities
1. In order to achieve the objectives set out in Article 5 of this Agreement, the activities of the EU-LAC Foundation shall:
(a)
be based on the priorities and themes addressed at the level of Heads of State and Government at the Summits, concentrating on the identified needs in furtherance of the bi-regional relationship;
(b)
involve, to the extent possible and under the framework of the activities of the Foundation, civil society and other social actors, such as academic institutions, and take into account their contributions on a non-binding basis. To this end, each Member could identify appropriate institutions and organisations that are working to enhance the bi-regional dialogue at the national level;
(c)
add value to the existing initiatives;
(d)
give visibility to the partnership, particularly focusing on actions with multiplier effect.
2. When launching or taking part in activities, the EU-LAC Foundation shall be action-guided, dynamic and result-oriented.
Article 7
Activities of the Foundation
1. In order to achieve the objectives set out in Article 5, the EU-LAC Foundation shall undertake, among others, the following activities:
(a)
encourage debate, through seminars, conferences, workshops, reflection groups, courses, exhibitions, publications, presentations, professional training, exchange on best practices and special knowledge;
(b)
promote and support events related to topics addressed in CELAC-EU Summits and related to CELAC-EU Senior Officials Meetings (SOM) priorities;
(c)
launch bi-regional awareness programmes and initiatives, including exchanges in identified priority fields;
(d)
encourage studies on issues identified by both regions;
(e)
reach and offer new contact opportunities taking into account especially those individuals or institutions not familiar with the CELAC-EU bi-regional partnership;
(f)
create an internet-based platform and/or generate an electronic publication.
2. The EU-LAC Foundation may launch initiatives in association with public and private institutions, the EU Institutions, international and regional institutions, Latin American and Caribbean States and EU Member States.
Article 8
Structure of the Foundation
The EU-LAC Foundation shall comprise the following:
(a)
the Board of Governors;
(b)
the President; and
(c)
the Executive Director.
Article 9
Board of Governors
1. The Board of Governors shall comprise representatives of the Members of the EU-LAC Foundation. It shall meet at the level of Senior Officials and, if appropriate, at the level of Ministers of Foreign Affairs on the occasion of the CELAC-EU Summits.
2. The Community of Latin American and Caribbean States (CELAC) shall be represented on the Board of Governors by the Presidency Pro Tempore without prejudice to the participation of the country concerned in its national capacity.
3. The Executive Bureau of the Euro-Latin American Parliamentary Assembly (EuroLat) shall be invited to appoint one representative from each region as observers on the Board of Governors.
4. The African, Caribbean and Pacific (ACP)-EU Joint Parliamentary Assembly shall be invited to appoint one representative from the EU and one from the Caribbean as observers on the Board of Governors.
Article 10
Chairmanship of the Board of Governors
The Board of Governors shall have two chairpersons, one representative from the EU and the other from the Latin American and Caribbean States.
Article 11
Powers of the Board of Governors
The Board of Governors of the EU-LAC Foundation shall exercise the following powers:
(a)
appoint the President and the Executive Director of the Foundation;
(b)
adopt the general guidelines for the work of the Foundation and establish its operational priorities and rules of procedure, as well as the appropriate measures to guarantee transparency and accountability regarding, in particular, the external financing;
(c)
approve the conclusion of the Headquarters Agreement as well as any other agreement or arrangement that the Foundation might conclude with Latin American and Caribbean States and EU Member States on the matter of privileges and immunities;
(d)
adopt budget and staff regulations on the basis of a proposal of the Executive Director;
(e)
approve modifications to the organisational structure of the Foundation on the basis of a proposal of the Executive Director;
(f)
adopt a multi-annual work programme, including a multi-annual budget estimate, in principle with a four year perspective, on the basis of the draft submitted by the Executive Director;
(g)
adopt the annual work programme, including projects and activities for the coming year on the basis of a draft submitted by the Executive Director and within the framework of the multi-annual programme;
(h)
adopt the annual budget for the following year;
(i)
approve the criteria for the monitoring and auditing of, as well as for the reporting of the projects of the Foundation;
(j)
adopt the annual report and financial statements of the Foundation for the previous year;
(k)
provide guidance and advice to the President and to the Executive Director;
(l)
propose amendments to this Agreement to the Parties;
(m)
evaluate the development of the activities of the Foundation and take action on the basis of the reports presented by the Executive Director;
(n)
settle the disputes that may eventually arise between the Parties on the interpretation or application of this Agreement and amendments thereto;
(o)
revoke the appointment of the President and/or that of the Executive Director;
(p)
approve the establishment of Strategic Partnerships;
(q)
approve the conclusion of any agreement or legal instrument negotiated in accordance with paragraph (4)(i) of Article 15.
Article 12
Meetings of the Board of Governors
1. The Board of Governors shall hold two ordinary meetings a year. They shall coincide with CELAC-EU Senior Officials Meetings (SOM).
2. The Board of Governors shall hold extraordinary meetings at the instance of one chairperson, the Executive Director or by request of at least one third of its Members.
3. The secretariat functions for the Board of Governors shall be carried out under the authority of the Executive Director of the Foundation.
Article 13
Decision-making of the Board of Governors
The Board of Governors shall act in the presence of more than half of its Members from each region. Decisions shall be taken by consensus of the Members who are present.
Article 14
President of the Foundation
1. The Board of Governors shall select the President among the nominees submitted by the Members of the EU-LAC Foundation. The President shall be appointed for a four-year term, renewable once.
2. The President shall be a well-known and highly respected personality both in Latin America and the Caribbean and in the EU. The President shall serve in a voluntary capacity, but shall be entitled to reimbursement of any necessary and duly justified expenses.
3. The President's office shall alternate between a national of an EU Member State and a national of a Latin American or Caribbean State. If the appointed President comes from an EU Member State, the appointed Executive Director shall come from a Latin American or Caribbean State, and vice versa.
4. The President shall:
(a)
represent the Foundation in its external relations, ensuring a visible and representative role through high level contacts with authorities from Latin American and Caribbean States and from the EU and the EU Member States, and with other partners;
(b)
report to the Foreign Ministers' meetings, other ministerial meetings, the Board of Governors and other important meetings as may be required;
(c)
provide advice to the Executive Director in the preparation of the draft multi-annual and annual work programme and the draft budget for the approval of the Board of Governors;
(d)
conduct other tasks as agreed by the Board of Governors.
Article 15
Executive Director of the Foundation
1. The Foundation shall be managed by an Executive Director who shall be appointed by the Board of Governors for a four-year term, renewable once, and shall be selected following the submission of nominees by the Members of the EU-LAC Foundation.
2. Without prejudice to the competences of the Board of Governors, the Executive Director shall neither seek nor take instructions from any government or from any other body.
3. The Executive Director's office shall be remunerated and shall alternate between a national of an EU Member State and a national of a Latin American or Caribbean State. If the appointed Executive Director comes from an EU Member State, the appointed President shall come from a Latin American or Caribbean State, and vice versa.
4. The Executive Director shall be the legal representative of the Foundation and shall exercise the following functions:
(a)
prepare the multi-annual and annual work programme of the Foundation and its budget in consultation with the President;
(b)
appoint and head the staff of the Foundation, ensuring its compliance with the objectives of the Foundation;
(c)
implement the budget;
(d)
submit periodic and annual activity reports, as well as financial accounts to the Board of Governors for adoption, maintaining transparent procedures and correct circulation of the information concerning all activities done or supported by the Foundation, including an updated list of those institutions and organisations identified at national level, as well as those participating in the activities of the Foundation;
(e)
submit the report referred to in Article 18;
(f)
prepare the meetings and assist the Board of Governors;
(g)
consult, when necessary, the appropriate representatives of civil society and other social actors, notably the institutions which might have been identified by the Members of the EU-LAC Foundation, depending on the issue raised and the concrete needs, keeping the Board of Governors informed about the results of these contacts for further consideration;
(h)
conduct consultations and negotiations with the Host Country of the Foundation and the other Parties to this Agreement with regard to the details of the facilities to be enjoyed by the Foundation in these States;
(i)
conduct negotiations of any agreement or legal instrument with international effects, with international organisations, States and public or private institutions on matters going beyond the administrative, day-to-day functioning of the Foundation, following due consultation and notification to the Board of Governors about the beginning and foreseen conclusion of these
negotiations as well as periodical consultations about their content, scope and likely outcome;
(j)
report to the Board of Governors on any legal proceedings involving the Foundation.
Article 16
Financing of the Foundation
1. Contributions are made on a voluntary basis without prejudice to the participation on the Board of Governors.
2. The Foundation shall be financed mainly by its Members. The Board of Governors, respecting the bi-regional balance, may consider other financing modalities of the activities of the Foundation.
3. In specific cases following prior notification to and consultation with the Board of Governors for its approval, the Foundation is authorised to generate additional resources through external financing from public and private institutions, including through the production of reports and analyses on request. Those resources shall be used exclusively for the activities of the Foundation.
4. The Federal Republic of Germany shall provide, at its own expense and in the framework of its financial contribution to the Foundation, appropriately furnished premises suitable for use by the Foundation along with maintenance, utilities and security for the facility.
Article 17
Audit and Publication of Accounts
1. The Board of Governors shall appoint independent auditors for the purpose of auditing the accounts of the Foundation.
2. Independently audited statements of the assets, liabilities, income and expenditure of the Foundation shall be made available to the Members as soon as possible following the end of each financial year, but not later than six months after that date, and be considered for approval by the Board of Governors at its earliest forthcoming meeting.
3. A summary of the audited accounts and balance sheet shall be published.
Article 18
Assessment of the Foundation
From the date of the entry into force of this Agreement, the Executive Director shall present every four years to the Board of Governors, a report on the activities of the Foundation. The Board of Governors shall globally assess those activities and shall take any decision regarding the future activities of the Foundation.
Article 19
Strategic Partnerships
1. The Foundation shall have four initial Strategic Partners: ‘L'Institut des Amériques’ in France and ‘Regione Lombardia’ in Italy for the EU side, and Global Foundation for
Democracy and Development (FUNGLODE), in Dominican Republic and United Nations Economic Commission for Latin America and the Caribbean (ECLAC) for the Latin American and Caribbean side.
2. In order to accomplish its objectives, the EU-LAC Foundation may establish future strategic partnerships with intergovernmental organisations, States and public or private institutions of both regions, always respecting the principle of bi-regional balance.
Article 20
Privileges and Immunities
1. The nature and legal personality of the Foundation is defined in Articles 2 and 4.
2. The status, privileges and immunities of the Foundation, of the Board of Governors, the President, the Executive Director, the staff members, and of representatives of Members in the territory of the Federal Republic of Germany for the purpose of exercising their functions, shall be governed by a Headquarters Agreement concluded between the Government of the Federal Republic of Germany and the Foundation.
3. The Headquarters Agreement referred to in paragraph (2) of this Article shall be independent of this Agreement.
4. The Foundation may conclude with one or more Latin American and Caribbean States and EU Member States other agreements to be approved by the Board of Governors relating to such privileges and immunities as may be necessary for the proper functioning of the Foundation in their respective territories.
5. In the framework of its official activities, the Foundation, its assets, revenues and other property shall be exempt from all direct taxes. The Foundation shall not be exempt from payment for services rendered.
6. The Executive Director and the staff of the Foundation shall be exempt from national taxation on the salaries and emoluments paid by the Foundation.
7. Staff members of the Foundation means all members of staff appointed by the Executive Director, with the exception of those who are locally recruited and assigned to hourly rates.
Article 21
Languages of the Foundation
The working languages of the Foundation shall be those used by the strategic partnership between Latin America and the Caribbean and the European Union since its establishment in June 1999.
Article 22
Settlement of Disputes
Any dispute that may arise between the Parties concerning the application or interpretation of this Agreement and of its amendments shall be submitted to direct negotiations among them with a view to its timely settlement. If the dispute is not settled by these means, it shall be submitted to the decision of the Board of Governors.
Article 23
Amendments
1. This Agreement may be amended by initiative of the Board of Governors of the EU-LAC Foundation, or by request of any of the Parties. The amendment proposals shall be forwarded to the depositary, which shall notify them to all the Parties for their consideration and negotiation.
2. The amendments shall be adopted by consensus and shall enter into force thirty days after the date of receipt by the depositary of the last notification that all necessary formalities to that end have been completed.
3. The depositary shall notify all the Parties of the entry into force of the amendments.
Article 24
Ratification and Accession
1. This Agreement shall be open for signature by all the Latin American and Caribbean States, by the EU Member States, and by the EU, from 25 October 2016 to the date of its entry into force and shall be subject to ratification. The instruments of ratification shall be deposited with the depositary.
2. This Agreement shall remain open to accession by the EU, and by those Latin American and Caribbean States and EU Member States that have not signed it. The corresponding instruments of accession shall be deposited with the depositary.
Article 25
Entry into Force
1. This Agreement shall enter into force thirty days after eight Parties of each region, including the Federal Republic of Germany and the EU, have deposited their respective instruments of ratification or accession with the depositary. For the other Latin American and Caribbean States and EU Member States that deposit their instruments of ratification or accession after the date of the entry into force, this Agreement shall enter into force thirty days after the deposit by those Latin American and Caribbean States and EU Member States of their instruments of ratification or accession.
2. The depositary shall notify all the Parties of the receipt of the instruments of ratification or accession as well as the date of the entry into force of this Agreement, in accordance with paragraph 1 of this Article.
Article 26
Duration and Denunciation
1. This Agreement shall have an indefinite duration.
2. Any of the Parties may denounce this Agreement through written notification addressed to the depositary by diplomatic channels. The denunciation shall take effect twelve months after the notification has been received.
Article 27
Dissolution and Liquidation
1. The Foundation shall be dissolved:
(a)
if all the Members of the Foundation, or all the Members of the Foundation but one, have denounced the Agreement; or
(b)
if the Members of the Foundation decide its termination.
2. In case of termination, the Foundation only exists for the purposes of its liquidation. Its affairs shall be wound up by liquidators which shall proceed with the assets sale of the Foundation and the extinguishing of the liabilities. The balance shall be allocated among the Members pro rata to their respective contributions.
Article 28
Depositary
The Secretary General of the Council of the European Union shall act as the depositary of this Agreement.
Article 29
Reservations
1. At the moment of signing or ratifying this Agreement, or acceding to it, the Parties may formulate reservations and/or declarations regarding its text provided that they are not incompatible with its object and purpose.
2. The formulated reservations and declarations shall be communicated to the depositary, who shall notify them to the other Parties of the Agreement.
Article 30
Transitional Provisions
From the entry into force of this Agreement, the transitional foundation established in 2011 under the laws of the Federal Republic of Germany, shall conclude its activities and be dissolved. The assets and liabilities, resources, funds and other contractual obligations of the transitional foundation shall be transferred to the EU-LAC Foundation established under this Agreement. To this effect the EU-LAC Foundation and the transitional foundation shall complete the necessary legal instruments with the Federal Republic of Germany and satisfy the relevant legal requirements.
In witness whereof the undersigned, duly authorised to this effect, have signed this Agreement in a single original drawn up in the Bulgarian, Croatian, Czech, Danish, Dutch, English, Estonian, Finnish, French, German, Greek, Hungarian, Italian, Latvian, Lithuanian, Maltese, Polish, Portuguese, Romanian, Slovak, Slovenian, Spanish and Swedish languages, each of these texts being equally authentic, which shall be deposited in the archives of the Council of the European Union which shall transmit a true certified copy to all Parties.