3.3Účasť zástupcov členských štátov, agentúry a predsedov AFC, IPC, IRC a SPC na zasadnutiach výboru v žiadnom prípade neznamená, že majú právo hlasovať.
3.4Výbor na každom zasadnutí určí dátum svojho ďalšieho zasadnutia. V prípade potreby môže predseda dátum stanovenej schôdzky zmeniť.
3.5Predseda môže zvolať mimoriadne zasadnutie výboru, a to buď z vlastnej iniciatívy, alebo na žiadosť väčšiny ECS. Musí sa snažiť zosúladiť tieto rokovania so zasadnutím IPC alebo AFC.
3.6Generálny riaditeľ agentúry menuje tajomníka výboru z radov zamestnancov agentúry.
3.7Po konzultácii s predsedom, tajomník výboru pripraví návrh programu, ktorý bude rozoslaný ECS najneskôr štrnásť dní pred každým zasadnutím.
3.8Návrh programu rokovania, po všetkých potrebných zmenách, musí byť prejednaný a schválený výborom ihneď po začatí schôdze. Ďalšie body môžu byť pridané k návrhu programu rokovania, ale uznesenie k nim môže byť prijaté len vtedy, ak všetci prítomní z ECS súhlasia.
3.9Zamestnanci agentúry menovaní generálnym riaditeľom agentúry sa zúčastňujú schôdzí výboru.
3.10Každý ECS má jeden hlas.
3.11Ak nie je stanovené inak, rozhodnutia sa prijímajú jednoduchou väčšinou prítomných hlasujúcich ECS.
3.12Tento rokovací poriadok bude realizovaný s cieľom uľahčiť plnenie cieľov programu PECS a stane sa plne aplikovateľným, ak sa aspoň tri ECS pripoja k výboru PECS.
Kapitola IV
Funkcie predsedu a riadenie 4.1Predseda, s ohľadom na ustanovenie tohto poriadku, riadi rokovania výboru a udržiava poriadok počas zasadnutí. Predseda otvára a ukončuje každé zasadnutie, riadi diskusie, a ak je to potrebné zhŕňa ich, zabezpečuje dodržiavanie rokovacieho poriadku, udeľuje alebo odníma slovo, rozhoduje o poradí bodov rokovania, dáva návrhy na hlasovanie a oznamuje uznesenia. Môže navrhnúť odročenie alebo ukončenie rozpravy, alebo odročenie alebo pozastavenie rokovaní. V súlade s odsekom 4.10 nižšie, musí pred každým hlasovaním zistiť, či je vytvorené kvórum.
4.2Nikto nesmie vystupovať v rozprave bez oprávnenia predsedom. S ohľadom na ustanovenie bodu 4.3, predseda udeľuje slovo v takom poradí, v akom sa